Kaizen

Oleh: Aleysius H. Gondosari*

Mengapa Kaizen dapat membuat seseorang menjadi luar biasa? Konsep pemikiran Kaizen adalah bahwa setiap orang ahli pada pekerjaannya masing-masing. Setiap orang dianggap luar biasa pada bidang kerjanya masing-masing. Karena itu, setiap orang diharapkan dapat memberikan sumbang saran dan upaya untuk melakukan perbaikan yang berhubungan dengan pekerjaannya.

Kaizen merupakan sebuah istilah yang cukup populer dalam manajemen Jepang, terutama di bidang industri. Jadi, semua orang di pabrik, mulai dari manajer sampai karyawan atau karyawati di level bawah, dianggap ahli dan mampu melakukan perbaikan. Dalam bahasa Inggris, padanannya adalah Continuous Improvement (CI), yang dapat diartikan usaha untuk terus-menerus melakukan perbaikan.

Ketika kami mengimplementasikan ISO 9002:1994 pada tahun 1996-1997, konsep CI ini belum dimasukkan dalam klausul ISO. Walaupun demikian, kami sudah mulai mengimplementasikan Kaizen. Tetapi, pada saat kami mengimplementasikan ISO 9001:2000 pada tahun 2001-2002, konsep CI ini sudah dimasukkan. Dengan demikian, perusahaan akan lebih mudah lagi mengimplementasikan Kaizen. Bagi perusahaan yang ingin mendapat sertifikasi ISO 2000:9001, harus dapat menunjukkan prosedur dan tindakan yang dilakukan dalam mengimplementasikan CI. Jadi, Jepang ikut menyumbangkan konsep Kaizen atau CI ke dalam ISO 9001:2000.

Kaizen dijalankan melalui proses dan siklus PDCA atau Plan-Do-Check-Action, yaitu merencanakan, melakukan, mengevaluasi, melakukan Preventive Action (PA atau tindakan pencegahan) dan Corrective Action (CA atau tindakan perbaikan). Dengan adanya siklus PDCA ini, terutama dari adanya CA dan PA, maka standar dan hasil kerja semakin lama akan semakin baik.

Kaizen dapat dilakukan pada seluruh proses, apakah pada P, D, C, atau A. Tetapi pada praktiknya, Kaizen lebih banyak dilakukan pada proses Action, yaitu CA dan PA. Pada CA dan PA, akan muncul rekomendasi, apakah ada saran perbaikan untuk P, D, dan C.

Kaizen dapat dilakukan secara perorangan. Tetapi, pada umumnya dilakukan per kelompok dalam bentuk Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu. Sekelompok karyawan/karyawati pada satu bidang pekerjaan mengevaluasi masalah utama pada pekerjaannya, dan membuat target perbaikan yang ingin dicapai, dalam waktu tertentu. Misalnya: masalah produk cacat akan diturunkan dari 1 persen menjadi 0,5 persen dalam waktu 1 bulan.

Kaizen dipopulerkan oleh Masaaki Imai melalui bukunya Gemba Kaizen pada tahun 1986. Kaizen sebenarnya merupakan sebuah konsep atau mindset, agar orang selalu berpikir dan berusaha membuat lebih baik dari yang sudah ada, dengan melakukan pengamatan di tempat kerja atau Gemba. Kaizen merupakan salah satu kunci sukses keunggulan bersaing produk Jepang di dunia.

Hal yang menarik pada Kaizen adalah melibatkan semua orang, mulai dari manajer sampai karyawan/karyawati pada level bawah, mengandalkan pengamatan di tempat kerja, dilakukan dengan biaya yang cukup murah, dan berhasil meningkatkan keunggulan bersaing produk di bidang mutu dan harga. Selain itu, juga menanamkan mindset untuk selalu berpikir ke arah yang lebih baik, untuk selalu belajar dan memperbaiki diri.

Dalam kondisi krisis seperti sekarang, tampaknya konsep Kaizen perlu lebih dipopulerkan lagi untuk meningkatkan efisiensi kerja, sehingga dapat menghasilkan produk-produk bermutu dengan harga murah dan terjangkau. Selain itu, konsep Kaizen juga sudah dimasukkan ke dalam klausul ISO 9001:2000 dalam bentuk implementasi Continuous Improvement. Dengan demikian, setiap perusahaan yang mengimplementasikan ISO, akan otomatis juga akan mengimplementasikan Kaizen.