ABSTRAK
Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) telah
menjadi salah satu alat yang berguna dalam dunia industri. Namun
demikian tidak menutup kemungkinan untuk digunakan sebagai aplikasi
alat Bantu pembuatan keputusan dalam pengenalan program-program baru
di lembaga pendidikan kejuruan.
Proses penggunaan manajemen analisa SWOT menghendaki adanya suatu
survei internal tentang strengths (kekuatan) dan weaknesses
(kelemahan) program, serta survei eksternal atas opportunities
(ancaman) dan threats (peluang/kesempatan). Pengujian eksternal dan
internal yang terstruktur adalah sesuatu yang unik dalam dunia
perencanaan dan pengembangan kurikulum lembaga pendidikan.
Contoh pengembangan pendidikan menggunakan analisa SWOT, adalah suatu
cara yang berguna dalam menguji kondisi lingkungan tentang program
baru yang ditawarkan suatu lembaga pendidikan. Sebuah tinjauan atas
aplikasi potensial SWOT dalam jangkauan yang luas juga merupakan
tujuan dari pada tulisan ini.
1. Pendahuluan
Lingkungan eksternal mempunyai dampak yang sangat berarti pada sebuah
lembaga pendidikan. Selama dekade terakhir abad ke duapuluh,
lembaga-lembaga ekonomi, masyarakat, struktur politik, dan bahkan gaya
hidup perorangan dihadapkan pada perubahan-perubahan baru. Perubahan
dari masyarakat industri ke masyarakat informasi dan dari ekonomi yang
berorientasi manufaktur ke arah orientasi jasa, telah menimbulkan
dampak yang signifikan terhadap permintaan atas program baru
pendidikan kejuruan yang ditawarkan (Martin, 1989).
Program kejuruan pada sekolah-sekolah menengah umumnya mencakup bidang
pelayanan (area service) dalam spektrum yang luas, akan tetapi
program-program sekolah kejuruan sekarang harus dapat menyediakan
program yang lebih baik daripada sekolah kejuruan maupun
sekolah-sekolah khusus (Weber, 1989). Program-program yang ada, dan
yang direncanakan untuk masa depan tanpa memandang jenis sekolah,
harus didasarkan pada pertimbangan yang seksama secara cermat tentang
kecenderungan (trend) dalam masyarakat di masa yang akan datang.
Para administrator atau pengelola sekolah kejuruan harus berperan
sebagai penggagas atau inovator dalam merancang masa depan lembaga
yang mereka kelola. Strategi-strategi baru yang inovatif harus
dikembangkan untuk memastikan bahwa lembaga pendidikan akan
melaksanakan tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
mendatang khusunya pada abad 21 dan setelahnya. Untuk melakukan hal
ini, antara lain dibutuhkan sebuah pengujian mengenai bukan saja
lingkungan lembaga pendidikan itu sendiri tetapi juga lingkungan
eksternalnya (Brodhead, 1991). Analisis kekuatan, kelemahan,
kesempatan/peluang, dan ancaman atau SWOT (juga dikenal sebagai
analisis TOWS dalam beberapa buku manajemen), menyediakan sebuah
kerangka pemikiran untuk para administrator pendidikan dalam
memfokuskan secara lebih baik pada layanan kebutuhan dalam masyarakat.
Meskipun sebenarnya analisi ini banyak ditujukan untuk penerapan dalam
bisnis, ide penggunaan perangkat ini dalam bidang pendidikan bukanlah
hal yang sama sekali baru. Sebagai contoh, Gorski (1991) menyarankan
pendekatan ini untuk meningkatkan minat dalam masyarakat untuk
memasuki sekolah dan lembaga-lembaga pendidikan khususnya sekolah
kejuruan. Perangkat manajemen yang sedianya ditujukan untuk bidang
industri seringkali bisa diolah untuk diterapkan di bidang pendidikan,
karena adanya kemiripan yang fundamental dalam tugas-tugas
administratif.
SWOT adalah sebuah teknik yang sederhana, mudah dipahami, dan juga
bisa digunakan dalam merumuskan strategi-strategi dan
kebijakan-kebijakan untuk pengelolaan pegawai administrasi
(administrator). Sehingga, SWOT disini tidak mempunyai akhir, artinya
akan selalu berubah sesuai dengan tuntutan jaman. Tujuan dari
penulisan ini adalah untuk menunjukkan bagaimana SWOT dapat digunakan
oleh para administrator dalam menganalisis dan memulai pembuatan
program baru yang inovatif untuk ditawarkan dalam pendidikan kejuruan.
2. Konteks Dewasa Ini
Analisis SWOT secara sederhana dipahami sebagai pengujian terhadap
kekuatan dan kelemahan internal sebuah organisasi, serta kesempatan
dan ancaman lingkungan eksternalnya. SWOT adalah perangkat umum yang
didesain dan digunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan
keputusan dan sebagai perencanaan strategis dalam berbagai terapan
(Johnson, dkk., 1989; Bartol dkk., 1991). Jika hal ini digunakan
dengan benar, maka dimungkinkan bagi sebuah sekolah kejuruan untuk
mendapatkan sebuah gambaran menyeluruh mengenai situasi sekolah itu
dalam hubungannya dengan masyarakat, lembaga-lembaga pendidikan yang
lain, dan lapangan industri yang akan dimasuki oleh murid-muridnya.
Sedangkan pemahaman mengenai faktor-faktor eksternal, (terdiri atas
ancaman dan kesempatan), yang digabungkan dengan suatu pengujian
mengenai kekuatan dan kelemahan akan membantu dalam mengembangkan
sebuah visi tentang masa depan. Prakiraan seperti ini diterapkan
dengan mulai membuat program yang kompeten atau mengganti
program-program yang tidak relevan serta berlebihan dengan program
yang lebih inovatif dan relevan.
Langkah pertama dalam analisis SWOT adalah membuat sebuah lembaran
kerja dengan jalan menarik sebuah garis persilangan yang membentuk
empat kuadran, keadaan masing-masing satu untuk kekuatan, kelemahan,
peluang/kesempatan, dan ancaman. Secara garis besar lembaran kerja
tersebut diperlihatkan dalam lembar-1. Langkah berikutnya adalah
membuat daftar item spesifik yang berhubungan dengan masalah yang
dihadapi di bawah topik masing. Dengan membatasi daftar sampai 10 poin
atau lebih sedikit, untuk menghindari generalisasi yang berlebihan
(Johnson, et al., 1989)
Lembar-1
Contoh Lembaran Kerja Analisis SWOT
Potensi
Kekuatan Internal (S)
...................
...................
...................
...................
Potensi
Kelemahan Internal (W)
...................
...................
...................
...................
Potensi
Kesempatan External (O)
...................
...................
...................
...................
Potensial
Ancaman External (T)
...................
...................
...................
...................
SWOT dapat dilaksanakan oleh para administrator secara individual atau
secara kelompok dalam organisasi. Teknik secara kelompok akan lebih
efektif khususnya dalam pengadaan struktur, objektifitas, kejelasan
dan fokus untuk diskusi mengenai strategi, sehingga tidak akan
cenderung melantur, dan bahkan akan terkena pengaruh politik atau
kesenangan (interest) perseorangan yang kuat (Glass, 1991). Sedangkan
Sabie (1991) mencatat bahwa jika bekerja secara kelompok dalam bidang
pendidikan, maka akan muncul tiga sikap yang terangan-terangan dari
para guru di mana tergantung masa kerja mereka masing-masing.
Guru-guru yang mempunyai pengalaman 0-6 tahun cenderung menjadi yang
paling partisipatif dan receptive akan ide-ide baru.
SWOT harus mencakup semua aspek/area berikut ini, yang masing-masing
dapat merupakan sumber kekuatan, kelemahan, kesempatan, atau ancaman,
misalnya:
Beberapa contoh lingkungan internal lembaga pendidikan;
1. tenaga kependidikan dan staf adminstrasi
2. ruang kelas, laboratorium, dan fasilitas sarana prasarana
(lingkungan belajar).
3. siswa yang ada
4. anggaran operasional
5. program riset dan pengembangan iptek
6. organisasi atau dewan lainnya dalam sekolah
Bebrapa contoh lingkungan eksternal lembaga pendidikan
1. tempat kerja yang prospektif bagi lulusan
2. orang tua dan keluarga siswa
3. lembaga pendidikan pesaing lainnya
4. sekolah /lembaga tinggi sebagai persiapan lanjutan
5. demografi sosial dan ekonomi penduduk
6. badan-badan penyandang dana
3. Survei Internal tentang Kekuatan dan Kelemahan
Secara historis, para administrator berupaya menarik minat siswa agar
memasuki/memlih program yang ada pada lembaga pendidikan mereka dengan
cara meningkatkan promosi dan iklan tanpa memperhatikan kelemahan dan
kekuatan lembaga pendidikan yang mereka kelola. Apabila, keadaan audit
internal seperti ini dilaksanakan, maka akan timbul area/aspek yang
menghendaki beberapa perubahan. Lebih dari itu, potensi dan
kemungkinan-kemungkinan akan adanya service dan program-program
inovasi baru bisa juga muncul. Dengan membuat seluruh daftar tentang
kelemahan internal maka akan tampak area/aspek yang bisa diubah guna
untuk memperbaiki kinerja lembaga pendidikan, termasuk segala
sesuatunya yang berada di luar jangkauan kontrol. Contoh mengenai
kelemahan inheren adalah cukup banyak. Misalnya sebagai berikut: moral
staf adminstrasi dan staf pengajar yang rendah; bangunan infrastruktur
yang kurang memadai; fasilitas sarana prasarana, serta laboratorium di
bawah standar; langkanya sumber-sumber daya instruksional; dan
termasuk lokasi lembaga pendidikan tersebut.
Sedangkan kekuatan yang ada perlu juga didaftar, sebagai contoh
kekuatan potensial dapat berupa: (a) pembebanan biaya pendidikan yang
rasional terhadap siswa; (b) tenaga pengajar yang berdedikasi dan
bermoral tinggi; (c) akses dengan lembaga pendidikan lanjutan atau
universitas-universitas yang lain, dimana siswa dapat mentransfer
kredit mata pelajaran yang telah diperoleh; (d) reputasi yang baik
dalam menyediakan pelatihan yang diperlukan untuk memperoleh
pekerjaan; dan (e) perbedaan populasi siswa.
Penaksiran kekuatan dan kelemahan juga bisa dilakukan melalui survei,
kelompok-kelompok fokus, wawancara dengan murid dan bekas murid, dan
sumber-sumber lain yang dapat dipercaya. Begitu kelemahan dan kekuatan
tergambar, maka akan memungkinkan untuk mengkonfirmasi item-item
tersebut. Harus dimafhumi bahwa persepsi yang berbeda-beda bisa
timbul, tergantung pada kelompok-kelompok representatif yang dihubungi
dan dimintai pendapatnya.
4. Survei Eksternal tentang Ancaman dan Kesempatan
Gambaran eksternal bersifat komplementer terhadap self-study internal
di dalam analisis SWOT. Pengaruh-pengaruh nasional dan regional
seperti masalah-masalah lokal dan negara adalah yang paling penting
dalam memutuskan program baru apa saja yang perlu ditambah atau
program yang sudah ada dan perlu dimodifikasi atau diganti. Gilley
dkk. (1986) menetapkan sepuluh dasar-dasar institusi yang
"on-the-move" (sedang maju), salah satunya adalah kemampuan institusi
atau lembaga untuk menjaga pengawasan yang lebih dekat atas
masyarakat. Tidak hanya administrator saja yang harus mengawasi
masyarakatnya, namun mereka juga memainkan perananan kepemimpinan
dengan memberikan isu-isu itu yang berkaitan secara langsung maupun
tidak.
Informasi tentang iklim dan trend bisnis yang ada, perubahan penduduk,
dan jumlah pegawai serta tingkat lulusan sekolah menengah harus
dipertimbangkan dalam tahap studi pengembangan ini. Sejumlah sumber
informasi harus diliput, tidak hanya terbatas kepada pengurus sekolah
saja, melainkan termasuk orang tua siswa, tokoh masyarakat, surat
kabar, majalah, jurnal pendidikan, dewan penasehat, dunia industri,
dan lainnya. Sehingga masing-masing dapat merupakan sumber potensial
sebagai informasi yang sangat berharga.
Ancaman harus dikenali, sebab ancaman dapat berwujud dalam berbagai
bentuk. Besarnya anggaran pendidikan yang terbatas dianggap suatu
peraturan daripada dianggap sebagai suatu pengecualian. Anggaran
pemerintah umumnya diperuntukkan pada usaha pengembangan pendidikan
yang tidak bersifat khusus, sehingga mempunyai dampak atas pelaksanaan
program dengan anggaran-tinggi. Terbatasnya industri/dunia kerja untuk
menyerap tenaga kerja sebagai keluaran pendidikan. Lembaga pendidikan
lain yang sejenis atau perguruan tinggi telah lebih dulu membuat
beberapa program baru untuk menarik siswa lebih banyak atas program
yang sama. Di samping juga, menurunnya jumlah lulusan sekolah menengah
dapat menimbulkan suatu ancaman dengan adanya berkurangnya permintaan
siswa terhadap program yang telah direncanakan.
Adanya suatu perubahan kesadaran atau pola pikir masyarakat akan
menciptakan kesempatan potensial untuk memberikan isu-isu baru dengan
jalan memberikan layanan pendidikan yang lebih bermutu dan
berkualitas. Kepedulian masyarakat terhadap lingkungan yang bersifat
global, juga mempunyai areal/aspek kesempatan. Industri atau bisnis
baru apa yang dapat muncul di masa akan datang, dengan mencari siswa
lulusan pendidikan kejuruan berketrampilan serta terlatih baik.
Harus dipahami juga bahwa kesempatan dan ancaman tidak absolut
sifatnya. Apa yang pertama-tama nampak akan menjadi suatu
kesempatan/peluang, mungkin tidak muncul bila dikaitkan dengan
sumber-sumber daya atau harapan masyarakat. Makin banyak sumber daya
atau harapan masyarakat, maka makin besar pula tantangan dalam
menggunakan metode analisis SWOT, sehingga memungkinkan untuk membuat
penilaian yang benar dan tepat serta lebih menguntungkan baik secara
institusi maupun lingkungan masyarakat. Dalam lembar-2 dan 3
menggambarkan sebuah contoh penggunaan lembaran kerja analisis SWOT.
Lembar-2
Contoh Penggunaan Analisis SWOT Sebagai Pertimbangan Kelayakan
Dalam Memulai Pembuatan Sebuah Program Teknologi Laser
Menimbang: lembaga pendidikan kejuruan teknik kemasyarakatan perlu
menambah beberapa program baru yang inovatif.
Mengingat: selama masa brainstorming sebelumnya, muncul beberapa ide
dan sebuah program dalam teknologi laser yang dikembangkan oleh
yayasan/lembaga pendidikan dan tenaga pengajar lain. Kerja sama dengan
sebuah kelompok yang dipilih dari tenaga pengajar bisa memenuhi dan
melakukan analisis SWOT untuk membantu mengembangkan strategi
pengembangannya.
Contoh poin-poin berikut yang munkin muncul dalam lembaran kerja.
Potensi Kekuatan Internal (S)
1. Perangkat elektronik yang ada dan program elektrik dapat
menyediakan beberapa dasar yang diperlukan untuk sebuah program
teknologi laser.
2. Tenaga pengajar yang antusias dan berminat untuk memperoleh
pengetahuan dan latihan lebih jauh dalam bidang laser.
3. Dana yang cukup untuk diinvestasikan dalam program-program
teknologi tinggi.
4. Pengalaman masa lalu yang sukes dengan program baru yang dinamis,
sehingga mempunyai keahlian dan pengalaman dalam menghadapi
perubahan.
Potensi Kelemahan Internal (W)
1. Tenaga pengajar yang ada kurang teram-pil dalam penguasaan
teknologi laser.
2. Kurangnya ruangan untuk menampung peralatan ekstra tambahan yang
dibutuhkan.
3. Situasi keselamatan, tidak cocok untuk mengatasi potensi bahaya
seperti laser.
4. Sebuah faksi di dalam lembaga lebih menginginkan sebuah program
teknologi mikroprosessor daripada teknologi laser.
Potensi Kesempatan Eksternal (O)
1. Beberapa rumah sakit, industri logam, dan perusahaan komunikasi
mengalami kekurangan akan teknologi laser.
2. Permintaan dunia usaha dan negara secara keseluruhan akan
teknologi laser diperkirakan meningkat dalam 10 tahun ke depan.
3. Antusiasme guru-guru dan siswa sekolah menengah tentang program
yang ditawarkan dan sangat memungkinkan dilakukannya pemilihan
atau penyaringan terhadap siswa terbaik.
4. Teknolog laser dalam bidang rumah sakit dan industri telah
menawarkan keahlian mereka secara part-time.
Potensi Ancaman Eksternal (T)
1. Lembaga pendidikan sejenis di negara tetangga telah memimpin dan
memiliki infrastruktur untuk memulai sebuah program teknologi
laser lebih cepat.
2. Program dimungkinkan tidak mendapat persetujuan dari dewan karena
mengingat pengalaman sebelumnya tentang 'kegagalan' yang pernah
terjadi.
3. Beberapa alternatif lebih murah dan efi-sien dari perangkat laser
yang muncul akan memberikan masa depan yang tidak prospektif bagi
teknolog laser.
4. Siswa sekolah lebih menunjukkan preferensi pada program-program
bisnis daripada program-program teknik.
5. Kelemahan SWOT
Pada umumnya SWOT hanya mencerminkan pandangan seseorang atau
kelompok, dimana hanya mencerminkan keberpihakan dalam menilai
tindakan yang telah ditentukan sebelumnya, daripada digunakan sebagai
alat untuk menemukenali kemungkinan-kemungkinan peluang baru. Hal
penting yang perlu perhatikan bahwa kadang-kadang ancaman juga dapat
dipandang sebagai kesempatan, tergantung orang atau kelompok yang
terlibat. Ada pepatah yang menyatakan, "Seorang yang pesimis adalah
orang yang melihat kegagalan di dalam suatu kesempatan, dan seorang
yang optimis adalah orang yang melihat kesempatan di dalam suatu
kegagalan." Dalam contoh lembar-2, kesempatan yang diberikan para ahli
dalam industri untuk melatih siswa, mungkin dianggap oleh sebagian
anggota lembaga pendidikan (pengajar dan staf) sebagai suatu ancaman
terhadap posisi atau pekerjaan mereka sendiri.
SWOT memungkinkan sebuah institusi untuk mengambil cara yang singkat
daripada melakukan sebuah penelitian khusus kekuatannya yang sesuai
dengan kesempatan, sehingga mengabaikan kesempatan yang tidak
dirasakan. Metode yang lebih pro-aktif dalam identifikasi
kesempatan/peluang adalah paling menarik, baru kemudian merencanakan
dan menemukembangkan strategi institusi untuk memenuhi
kesempatan-kesempatan tersebut. Hal ini akan menciptakan strategi
efektif, menurut Glass (1991), dalam menghadapi tantangan, daripada
sekedar menemukan kekuatan yang ada dan kesempatan yang dipilih untuk
dikembangkan kemudian.
6. Penutup
Analisa SWOT merupakan sebuah alat analisis yang cukup baik, efektif,
dan efisien serta sebagai alat yang cepat dalam menemukenali
kemungkinan-kemungkinan yang berkaitan dengan pengembangan awal
program-program inovasi baru di dalam sekolah kejuruan, disamping
dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dalam organisasi
atau komite bahkan individu. Juga sebagai alat bantu untuk memperluas
dan mengembangakan visi dan misi suatu organisasi. Analisa SWOT dapat
melihat seluruh kemungkinan perubahan masa depan sebuah institusi
melalui pendekatan sistematik melalui proses instropeksi dan mawas
diri ke dalam, baik bersifat positif maupun negatif.
Makna dan pesan yang paling mendalam dari analisa SWOT adalah apapun
cara-cara serta tindakan yang diambil, proses pembuatan keputusan
harus mengandung dan mempunyai prinsip berikut ini; kembangkan
kekuatan, minimalkan kelemahan, tangkap kesempatan/peluang, dan
hilangkan ancaman.
Penggunaannya agar lebih efektif hendaknya analisa SWOT harus bersifat
fleksibel. Mengingat situasi dan kondisi yang cepat berubah seiring
dengan berjalannya waktu, maka analisis harus sesering mungkin dibuat
dan disesuaikan. SWOT sangat praktis dan tidak boros terhadap waktu,
serta efektif karena kesederhanaannya. Dapat digunakan secara kreatif,
sehingga membentuk dan membangun fondasi, dimana dapat menciptakan
sejumlah rencana strategis untuk pengembangan program-program baru di
sekolah kejuruan khususnya, semoga.
DAFTAR PUSTAKA
Bartol, K.M., & Martin, D.C., (1991), Management, New York: McGraw
Hill, Inc.
Broadhead, C.W., (1991), Image 2000: A Vision for Vocational
Education. To Look Good, We've got to Be Good. Vocational Education
Journal, 66(1), 22-25.
Crispell, D., (1990), Wokers in 2000, American Demographics, 12(3),
36-40.
Gilley, J.W., Fulmer, K.A., & Reithlingschoefer, S.J., (1986),
Searching for Academic Excellence: Twenty Colleges and Universities on
the Move and Their Leaders. New York: ACE/Macmillan.
Glass, N.M., (1991), Pro-active Management: How to Improve Your
Management Performance. East Brunswick, NJ: Nichols Publishing.
Gorski, S.E., (1991), The SWOT Team-Focusing on Minorities. Community,
Technical, and Junior College Journal, 61(3), 30-33.
Johnson, G., Scholes, K., & Sexty, R.M., (1989), Exploring Strategic
Management, Scarborough, Ontario: Prentice Hall.
Martin, W.R., (1989), Handbook on Marketing Vocational Education.
Westerville: Ohio State Council on Vocational Education.
Sabie, A., (1991), The Industrial Arts/Technology Education: A
Supervisor's Perspective. The Technology Teacher, 51(2), 13-14.
Weber, J.M., (1989). Variation in Selected Characteristics Across
Three Type of High Schools that Offer Vocational. Journal of
industrial Teacher Education, 26(4), 5-37.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar