Minggu, 13 Februari 2011

ANALISIS SWOT

 ANALISIS SWOT TINJAUAN AWAL PENDEKATAN MANAJEMEN
    
                                          
   ABSTRAK
   
   Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) telah
   menjadi salah satu alat yang berguna dalam dunia industri. Namun
   demikian tidak menutup kemungkinan untuk digunakan sebagai aplikasi
   alat Bantu pembuatan keputusan dalam pengenalan program-program baru
   di lembaga pendidikan kejuruan.
   

   Proses penggunaan manajemen analisa SWOT menghendaki adanya suatu
   survei internal tentang strengths (kekuatan) dan weaknesses
   (kelemahan) program, serta survei eksternal atas opportunities
   (ancaman) dan threats (peluang/kesempatan). Pengujian eksternal dan
   internal yang terstruktur adalah sesuatu yang unik dalam dunia
   perencanaan dan pengembangan kurikulum lembaga pendidikan.
   
   Contoh pengembangan pendidikan menggunakan analisa SWOT, adalah suatu
   cara yang berguna dalam menguji kondisi lingkungan tentang program
   baru yang ditawarkan suatu lembaga pendidikan. Sebuah tinjauan atas
   aplikasi potensial SWOT dalam jangkauan yang luas juga merupakan
   tujuan dari pada tulisan ini.
   
   1. Pendahuluan
   
   Lingkungan eksternal mempunyai dampak yang sangat berarti pada sebuah
   lembaga pendidikan. Selama dekade terakhir abad ke duapuluh,
   lembaga-lembaga ekonomi, masyarakat, struktur politik, dan bahkan gaya
   hidup perorangan dihadapkan pada perubahan-perubahan baru. Perubahan
   dari masyarakat industri ke masyarakat informasi dan dari ekonomi yang
   berorientasi manufaktur ke arah orientasi jasa, telah menimbulkan
   dampak yang signifikan terhadap permintaan atas program baru
   pendidikan kejuruan yang ditawarkan (Martin, 1989).
   
   Program kejuruan pada sekolah-sekolah menengah umumnya mencakup bidang
   pelayanan (area service) dalam spektrum yang luas, akan tetapi
   program-program sekolah kejuruan sekarang harus dapat menyediakan
   program yang lebih baik daripada sekolah kejuruan maupun
   sekolah-sekolah khusus (Weber, 1989). Program-program yang ada, dan
   yang direncanakan untuk masa depan tanpa memandang jenis sekolah,
   harus didasarkan pada pertimbangan yang seksama secara cermat tentang
   kecenderungan (trend) dalam masyarakat di masa yang akan datang.
   
   Para administrator atau pengelola sekolah kejuruan harus berperan
   sebagai penggagas atau inovator dalam merancang masa depan lembaga
   yang mereka kelola. Strategi-strategi baru yang inovatif harus
   dikembangkan untuk memastikan bahwa lembaga pendidikan akan
   melaksanakan tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
   mendatang khusunya pada abad 21 dan setelahnya. Untuk melakukan hal
   ini, antara lain dibutuhkan sebuah pengujian mengenai bukan saja
   lingkungan lembaga pendidikan itu sendiri tetapi juga lingkungan
   eksternalnya (Brodhead, 1991). Analisis kekuatan, kelemahan,
   kesempatan/peluang, dan ancaman atau SWOT (juga dikenal sebagai
   analisis TOWS dalam beberapa buku manajemen), menyediakan sebuah
   kerangka pemikiran untuk para administrator pendidikan dalam
   memfokuskan secara lebih baik pada layanan kebutuhan dalam masyarakat.
   
   Meskipun sebenarnya analisi ini banyak ditujukan untuk penerapan dalam
   bisnis, ide penggunaan perangkat ini dalam bidang pendidikan bukanlah
   hal yang sama sekali baru. Sebagai contoh, Gorski (1991) menyarankan
   pendekatan ini untuk meningkatkan minat dalam masyarakat untuk
   memasuki sekolah dan lembaga-lembaga pendidikan khususnya sekolah
   kejuruan. Perangkat manajemen yang sedianya ditujukan untuk bidang
   industri seringkali bisa diolah untuk diterapkan di bidang pendidikan,
   karena adanya kemiripan yang fundamental dalam tugas-tugas
   administratif.
   
   SWOT adalah sebuah teknik yang sederhana, mudah dipahami, dan juga
   bisa digunakan dalam merumuskan strategi-strategi dan
   kebijakan-kebijakan untuk pengelolaan pegawai administrasi
   (administrator). Sehingga, SWOT disini tidak mempunyai akhir, artinya
   akan selalu berubah sesuai dengan tuntutan jaman. Tujuan dari
   penulisan ini adalah untuk menunjukkan bagaimana SWOT dapat digunakan
   oleh para administrator dalam menganalisis dan memulai pembuatan
   program baru yang inovatif untuk ditawarkan dalam pendidikan kejuruan.
   
   2. Konteks Dewasa Ini
   
   Analisis SWOT secara sederhana dipahami sebagai pengujian terhadap
   kekuatan dan kelemahan internal sebuah organisasi, serta kesempatan
   dan ancaman lingkungan eksternalnya. SWOT adalah perangkat umum yang
   didesain dan digunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan
   keputusan dan sebagai perencanaan strategis dalam berbagai terapan
   (Johnson, dkk., 1989; Bartol dkk., 1991).
Jika hal ini digunakan
   dengan benar, maka dimungkinkan bagi sebuah sekolah kejuruan untuk
   mendapatkan sebuah gambaran menyeluruh mengenai situasi sekolah itu
   dalam hubungannya dengan masyarakat, lembaga-lembaga pendidikan yang
   lain, dan lapangan industri yang akan dimasuki oleh murid-muridnya.
   Sedangkan pemahaman mengenai faktor-faktor eksternal, (terdiri atas
   ancaman dan kesempatan), yang digabungkan dengan suatu pengujian
   mengenai kekuatan dan kelemahan akan membantu dalam mengembangkan
   sebuah visi tentang masa depan. Prakiraan seperti ini diterapkan
   dengan mulai membuat program yang kompeten atau mengganti
   program-program yang tidak relevan serta berlebihan dengan program
   yang lebih inovatif dan relevan.
   
   Langkah pertama dalam analisis SWOT adalah membuat sebuah lembaran
   kerja dengan jalan menarik sebuah garis persilangan yang membentuk
   empat kuadran, keadaan masing-masing satu untuk kekuatan, kelemahan,
   peluang/kesempatan, dan ancaman. Secara garis besar lembaran kerja
   tersebut diperlihatkan dalam lembar-1. Langkah berikutnya adalah
   membuat daftar item spesifik yang berhubungan dengan masalah yang
   dihadapi di bawah topik masing. Dengan membatasi daftar sampai 10 poin
   atau lebih sedikit, untuk menghindari generalisasi yang berlebihan
   (Johnson, et al., 1989)
   
                                  Lembar-1
                    Contoh Lembaran Kerja Analisis SWOT
   
                                   Potensi
                            Kekuatan Internal (S)
     
                            ...................
                            ...................
                            ...................
                            ...................
   
                                   Potensi
                           Kelemahan Internal (W)
     
                            ...................
                            ...................
                            ...................
                            ...................
   
                                   Potensi
                           Kesempatan External (O)
     
                            ...................
                            ...................
                            ...................
                            ...................
   
                                  Potensial
                            Ancaman External (T)
     
                            ...................
                            ...................
                            ...................
                            ...................
   
   SWOT dapat dilaksanakan oleh para administrator secara individual atau
   secara kelompok dalam organisasi. Teknik secara kelompok akan lebih
   efektif khususnya dalam pengadaan struktur, objektifitas, kejelasan
   dan fokus untuk diskusi mengenai strategi, sehingga tidak akan
   cenderung melantur, dan bahkan akan terkena pengaruh politik atau
   kesenangan (interest) perseorangan yang kuat (Glass, 1991). Sedangkan
   Sabie (1991) mencatat bahwa jika bekerja secara kelompok dalam bidang
   pendidikan, maka akan muncul tiga sikap yang terangan-terangan dari
   para guru di mana tergantung masa kerja mereka masing-masing.
   Guru-guru yang mempunyai pengalaman 0-6 tahun cenderung menjadi yang
   paling partisipatif dan receptive akan ide-ide baru.
   
   SWOT harus mencakup semua aspek/area berikut ini, yang masing-masing
   dapat merupakan sumber kekuatan, kelemahan, kesempatan, atau ancaman,
   misalnya:
   
   Beberapa contoh lingkungan internal lembaga pendidikan;
    1. tenaga kependidikan dan staf adminstrasi
    2. ruang kelas, laboratorium, dan fasilitas sarana prasarana
       (lingkungan belajar).
    3. siswa yang ada
    4. anggaran operasional
    5. program riset dan pengembangan iptek
    6. organisasi atau dewan lainnya dalam sekolah
       
   Bebrapa contoh lingkungan eksternal lembaga pendidikan
    1. tempat kerja yang prospektif bagi lulusan
    2. orang tua dan keluarga siswa
    3. lembaga pendidikan pesaing lainnya
    4. sekolah /lembaga tinggi sebagai persiapan lanjutan
    5. demografi sosial dan ekonomi penduduk
    6. badan-badan penyandang dana
       
   3. Survei Internal tentang Kekuatan dan Kelemahan
   
   Secara historis, para administrator berupaya menarik minat siswa agar
   memasuki/memlih program yang ada pada lembaga pendidikan mereka dengan
   cara meningkatkan promosi dan iklan tanpa memperhatikan kelemahan dan
   kekuatan lembaga pendidikan yang mereka kelola. Apabila, keadaan audit
   internal seperti ini dilaksanakan, maka akan timbul area/aspek yang
   menghendaki beberapa perubahan. Lebih dari itu, potensi dan
   kemungkinan-kemungkinan akan adanya service dan program-program
   inovasi baru bisa juga muncul. Dengan membuat seluruh daftar tentang
   kelemahan internal maka akan tampak area/aspek yang bisa diubah guna
   untuk memperbaiki kinerja lembaga pendidikan, termasuk segala
   sesuatunya yang berada di luar jangkauan kontrol. Contoh mengenai
   kelemahan inheren adalah cukup banyak. Misalnya sebagai berikut: moral
   staf adminstrasi dan staf pengajar yang rendah; bangunan infrastruktur
   yang kurang memadai; fasilitas sarana prasarana, serta laboratorium di
   bawah standar; langkanya sumber-sumber daya instruksional; dan
   termasuk lokasi lembaga pendidikan tersebut.
   
   Sedangkan kekuatan yang ada perlu juga didaftar, sebagai contoh
   kekuatan potensial dapat berupa: (a) pembebanan biaya pendidikan yang
   rasional terhadap siswa; (b) tenaga pengajar yang berdedikasi dan
   bermoral tinggi; (c) akses dengan lembaga pendidikan lanjutan atau
   universitas-universitas yang lain, dimana siswa dapat mentransfer
   kredit mata pelajaran yang telah diperoleh; (d) reputasi yang baik
   dalam menyediakan pelatihan yang diperlukan untuk memperoleh
   pekerjaan; dan (e) perbedaan populasi siswa.
   
   Penaksiran kekuatan dan kelemahan juga bisa dilakukan melalui survei,
   kelompok-kelompok fokus, wawancara dengan murid dan bekas murid, dan
   sumber-sumber lain yang dapat dipercaya. Begitu kelemahan dan kekuatan
   tergambar, maka akan memungkinkan untuk mengkonfirmasi item-item
   tersebut. Harus dimafhumi bahwa persepsi yang berbeda-beda bisa
   timbul, tergantung pada kelompok-kelompok representatif yang dihubungi
   dan dimintai pendapatnya.
   
   4. Survei Eksternal tentang Ancaman dan Kesempatan
   
   Gambaran eksternal bersifat komplementer terhadap self-study internal
   di dalam analisis SWOT. Pengaruh-pengaruh nasional dan regional
   seperti masalah-masalah lokal dan negara adalah yang paling penting
   dalam memutuskan program baru apa saja yang perlu ditambah atau
   program yang sudah ada dan perlu dimodifikasi atau diganti. Gilley
   dkk. (1986) menetapkan sepuluh dasar-dasar institusi yang
   "on-the-move" (sedang maju), salah satunya adalah kemampuan institusi
   atau lembaga untuk menjaga pengawasan yang lebih dekat atas
   masyarakat. Tidak hanya administrator saja yang harus mengawasi
   masyarakatnya, namun mereka juga memainkan perananan kepemimpinan
   dengan memberikan isu-isu itu yang berkaitan secara langsung maupun
   tidak.
   
   Informasi tentang iklim dan trend bisnis yang ada, perubahan penduduk,
   dan jumlah pegawai serta tingkat lulusan sekolah menengah harus
   dipertimbangkan dalam tahap studi pengembangan ini. Sejumlah sumber
   informasi harus diliput, tidak hanya terbatas kepada pengurus sekolah
   saja, melainkan termasuk orang tua siswa, tokoh masyarakat, surat
   kabar, majalah, jurnal pendidikan, dewan penasehat, dunia industri,
   dan lainnya. Sehingga masing-masing dapat merupakan sumber potensial
   sebagai informasi yang sangat berharga.
   
   Ancaman harus dikenali, sebab ancaman dapat berwujud dalam berbagai
   bentuk. Besarnya anggaran pendidikan yang terbatas dianggap suatu
   peraturan daripada dianggap sebagai suatu pengecualian. Anggaran
   pemerintah umumnya diperuntukkan pada usaha pengembangan pendidikan
   yang tidak bersifat khusus, sehingga mempunyai dampak atas pelaksanaan
   program dengan anggaran-tinggi. Terbatasnya industri/dunia kerja untuk
   menyerap tenaga kerja sebagai keluaran pendidikan. Lembaga pendidikan
   lain yang sejenis atau perguruan tinggi telah lebih dulu membuat
   beberapa program baru untuk menarik siswa lebih banyak atas program
   yang sama. Di samping juga, menurunnya jumlah lulusan sekolah menengah
   dapat menimbulkan suatu ancaman dengan adanya berkurangnya permintaan
   siswa terhadap program yang telah direncanakan.
   
   Adanya suatu perubahan kesadaran atau pola pikir masyarakat akan
   menciptakan kesempatan potensial untuk memberikan isu-isu baru dengan
   jalan memberikan layanan pendidikan yang lebih bermutu dan
   berkualitas. Kepedulian masyarakat terhadap lingkungan yang bersifat
   global, juga mempunyai areal/aspek kesempatan. Industri atau bisnis
   baru apa yang dapat muncul di masa akan datang, dengan mencari siswa
   lulusan pendidikan kejuruan berketrampilan serta terlatih baik.
   
   Harus dipahami juga bahwa kesempatan dan ancaman tidak absolut
   sifatnya. Apa yang pertama-tama nampak akan menjadi suatu
   kesempatan/peluang, mungkin tidak muncul bila dikaitkan dengan
   sumber-sumber daya atau harapan masyarakat. Makin banyak sumber daya
   atau harapan masyarakat, maka makin besar pula tantangan dalam
   menggunakan metode analisis SWOT, sehingga memungkinkan untuk membuat
   penilaian yang benar dan tepat serta lebih menguntungkan baik secara
   institusi maupun lingkungan masyarakat. Dalam lembar-2 dan 3
   menggambarkan sebuah contoh penggunaan lembaran kerja analisis SWOT.
   
                                  Lembar-2
       Contoh Penggunaan Analisis SWOT Sebagai Pertimbangan Kelayakan
           Dalam Memulai Pembuatan Sebuah Program Teknologi Laser

   
   Menimbang: lembaga pendidikan kejuruan teknik kemasyarakatan perlu
   menambah beberapa program baru yang inovatif.
   
   Mengingat: selama masa brainstorming sebelumnya, muncul beberapa ide
   dan sebuah program dalam teknologi laser yang dikembangkan oleh
   yayasan/lembaga pendidikan dan tenaga pengajar lain. Kerja sama dengan
   sebuah kelompok yang dipilih dari tenaga pengajar bisa memenuhi dan
   melakukan analisis SWOT untuk membantu mengembangkan strategi
   pengembangannya.
   
   Contoh poin-poin berikut yang munkin muncul dalam lembaran kerja.
   
                        Potensi Kekuatan Internal (S)
     
    1. Perangkat elektronik yang ada dan program elektrik dapat
       menyediakan beberapa dasar yang diperlukan untuk sebuah program
       teknologi laser.
    2. Tenaga pengajar yang antusias dan berminat untuk memperoleh
       pengetahuan dan latihan lebih jauh dalam bidang laser.
    3. Dana yang cukup untuk diinvestasikan dalam program-program
       teknologi tinggi.
    4. Pengalaman masa lalu yang sukes dengan program baru yang dinamis,
       sehingga mempunyai keahlian dan pengalaman dalam menghadapi
       perubahan.
       
                       Potensi Kelemahan Internal (W)
     
    1. Tenaga pengajar yang ada kurang teram-pil dalam penguasaan
       teknologi laser.
    2. Kurangnya ruangan untuk menampung peralatan ekstra tambahan yang
       dibutuhkan.
    3. Situasi keselamatan, tidak cocok untuk mengatasi potensi bahaya
       seperti laser.
    4. Sebuah faksi di dalam lembaga lebih menginginkan sebuah program
       teknologi mikroprosessor daripada teknologi laser.
       
                      Potensi Kesempatan Eksternal (O)
     
    1. Beberapa rumah sakit, industri logam, dan perusahaan komunikasi
       mengalami kekurangan akan teknologi laser.
    2. Permintaan dunia usaha dan negara secara keseluruhan akan
       teknologi laser diperkirakan meningkat dalam 10 tahun ke depan.
    3. Antusiasme guru-guru dan siswa sekolah menengah tentang program
       yang ditawarkan dan sangat memungkinkan dilakukannya pemilihan
       atau penyaringan terhadap siswa terbaik.
    4. Teknolog laser dalam bidang rumah sakit dan industri telah
       menawarkan keahlian mereka secara part-time.
       
                        Potensi Ancaman Eksternal (T)
     
    1. Lembaga pendidikan sejenis di negara tetangga telah memimpin dan
       memiliki infrastruktur untuk memulai sebuah program teknologi
       laser lebih cepat.
    2. Program dimungkinkan tidak mendapat persetujuan dari dewan karena
       mengingat pengalaman sebelumnya tentang 'kegagalan' yang pernah
       terjadi.
    3. Beberapa alternatif lebih murah dan efi-sien dari perangkat laser
       yang muncul akan memberikan masa depan yang tidak prospektif bagi
       teknolog laser.
    4. Siswa sekolah lebih menunjukkan preferensi pada program-program
       bisnis daripada program-program teknik.
       
   5. Kelemahan SWOT
   
   Pada umumnya SWOT hanya mencerminkan pandangan seseorang atau
   kelompok, dimana hanya mencerminkan keberpihakan dalam menilai
   tindakan yang telah ditentukan sebelumnya, daripada digunakan sebagai
   alat untuk menemukenali kemungkinan-kemungkinan peluang baru. Hal
   penting yang perlu perhatikan bahwa kadang-kadang ancaman juga dapat
   dipandang sebagai kesempatan, tergantung orang atau kelompok yang
   terlibat. Ada pepatah yang menyatakan, "Seorang yang pesimis adalah
   orang yang melihat kegagalan di dalam suatu kesempatan, dan seorang
   yang optimis adalah orang yang melihat kesempatan di dalam suatu
   kegagalan." Dalam contoh lembar-2, kesempatan yang diberikan para ahli
   dalam industri untuk melatih siswa, mungkin dianggap oleh sebagian
   anggota lembaga pendidikan (pengajar dan staf) sebagai suatu ancaman
   terhadap posisi atau pekerjaan mereka sendiri.
   
   SWOT memungkinkan sebuah institusi untuk mengambil cara yang singkat
   daripada melakukan sebuah penelitian khusus kekuatannya yang sesuai
   dengan kesempatan, sehingga mengabaikan kesempatan yang tidak
   dirasakan. Metode yang lebih pro-aktif dalam identifikasi
   kesempatan/peluang adalah paling menarik, baru kemudian merencanakan
   dan menemukembangkan strategi institusi untuk memenuhi
   kesempatan-kesempatan tersebut. Hal ini akan menciptakan strategi
   efektif, menurut Glass (1991), dalam menghadapi tantangan, daripada
   sekedar menemukan kekuatan yang ada dan kesempatan yang dipilih untuk
   dikembangkan kemudian.
   
   6. Penutup
   
   Analisa SWOT merupakan sebuah alat analisis yang cukup baik, efektif,
   dan efisien serta sebagai alat yang cepat dalam menemukenali
   kemungkinan-kemungkinan yang berkaitan dengan pengembangan awal
   program-program inovasi baru di dalam sekolah kejuruan, disamping
   dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dalam organisasi
   atau komite bahkan individu. Juga sebagai alat bantu untuk memperluas
   dan mengembangakan visi dan misi suatu organisasi. Analisa SWOT dapat
   melihat seluruh kemungkinan perubahan masa depan sebuah institusi
   melalui pendekatan sistematik melalui proses instropeksi dan mawas
   diri ke dalam, baik bersifat positif maupun negatif.
   
   Makna dan pesan yang paling mendalam dari analisa SWOT adalah apapun
   cara-cara serta tindakan yang diambil, proses pembuatan keputusan
   harus mengandung dan mempunyai prinsip berikut ini; kembangkan
   kekuatan, minimalkan kelemahan, tangkap kesempatan/peluang, dan
   hilangkan ancaman.
   
   Penggunaannya agar lebih efektif hendaknya analisa SWOT harus bersifat
   fleksibel. Mengingat situasi dan kondisi yang cepat berubah seiring
   dengan berjalannya waktu, maka analisis harus sesering mungkin dibuat
   dan disesuaikan. SWOT sangat praktis dan tidak boros terhadap waktu,
   serta efektif karena kesederhanaannya. Dapat digunakan secara kreatif,
   sehingga membentuk dan membangun fondasi, dimana dapat menciptakan
   sejumlah rencana strategis untuk pengembangan program-program baru di
   sekolah kejuruan khususnya, semoga.




   
                               DAFTAR PUSTAKA
   
   Bartol, K.M., & Martin, D.C., (1991), Management, New York: McGraw
   Hill, Inc.
   
   Broadhead, C.W., (1991), Image 2000: A Vision for Vocational
   Education. To Look Good, We've got to Be Good. Vocational Education
   Journal, 66(1), 22-25.
   
   Crispell, D., (1990), Wokers in 2000, American Demographics, 12(3),
   36-40.
   
   Gilley, J.W., Fulmer, K.A., & Reithlingschoefer, S.J., (1986),
   Searching for Academic Excellence: Twenty Colleges and Universities on
   the Move and Their Leaders. New York: ACE/Macmillan.
   
   Glass, N.M., (1991), Pro-active Management: How to Improve Your
   Management Performance. East Brunswick, NJ: Nichols Publishing.
   
   Gorski, S.E., (1991), The SWOT Team-Focusing on Minorities. Community,
   Technical, and Junior College Journal, 61(3), 30-33.
   
   Johnson, G., Scholes, K., & Sexty, R.M., (1989), Exploring Strategic
   Management, Scarborough, Ontario: Prentice Hall.
   
   Martin, W.R., (1989), Handbook on Marketing Vocational Education.
   Westerville: Ohio State Council on Vocational Education.
   
   Sabie, A., (1991), The Industrial Arts/Technology Education: A
   Supervisor's Perspective. The Technology Teacher, 51(2), 13-14.
   
   Weber, J.M., (1989). Variation in Selected Characteristics Across
   Three Type of High Schools that Offer Vocational. Journal of
   industrial Teacher Education, 26(4), 5-37.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar