TEORI SYSTEM

ARTI SISTEM DAN PENDEKATAN SISTEM 

Pada era sekarang ini, kita  hidup di dunia dimana organisasi terdiri dari berbagai komponen yang didalamnya, seperti sifat mereka, interaksi antara mereka, dan derajat organisasi yang lekat didalamnya. Organisasi seperti  ini dianggap sebagai suatu sistem karena kenaturalannya seperti organisme yang hidup, tersusun seperti organisasi sosial. Oleh karena itu, kita tidak bisa memandang dan menjelaskannya dalam bagian-bagiannya, akan tetapi bagian-bagian itu harus dijelaskan dalam arti menyeluruh. 

Fakta pada akhir-akhir ini, ilmu tentang sistem berkembang pesat dan menolak 

pemisahan nilai ilmu dan  humanities.  Sistem memandang nilai dan  humanities merupakan dua sisi dari suatu koin yang sama,  dimana kedua-duanya dapat dipandang  dan dipelajari secara  terpisah akan tetapi kedua-duanya tidak dapat dipisahkan. Ilmu pengetahuan dimengerti sebagai suatu pencarian kesamaan aurora sesuatu  yang muncul secara berbeda,  sedangkan humanitas  dimengerti sebagai suatu pencarian perbedaan aurora sesuatu  yang muncul secara bersama. Keduaduanya sangat dibutuhkan. Misalnya, untuk memecahkan suatu permasalahan dibutuhkan kedua-duanya dalam menelusuri, dalam hal apa kesamaan permasalahan tersebut dengan masalah yang sudah dipecahkan sehingga  dapat digunakan apa yang sudah dipelajari; dan dalam hal apa perbedaan terhadap setiap masalah yang sudah dipecahkan sehingga dapat ditentukan apa lagi yang harus dipelajari.  Oleh karena itu humanities mempunyai fungsi untuk mengidentifikasi masalah  untuk dipecahkan, dan pengetahuan mempunyai fungsi untuk memecahkan permasalahan tersebut. 

Munculnya ilmu tentang sistem bukan  mernpakan penolakan terhadap ilmu

tradisional dan disiplin humanitas, namun ilmu sistem akan menjadi pelengkap pada mereka dengan suatu  cara barn untuk berpikir karena akan jauh lebih sesuai atau cocok bagi mereka dibandingkan jika harus menghadapi masalah-masalah masyarakat yang semakin kompleks. Ilmu tentang sistem ini menawar kan berbagai harapan dalam menghadapi dengan sukses seperti masalah-masalah kemiskinan, rasial dan berbagai jenis diskriminasi, kriminal, kemerosotan lingkungan, dan negara yang kurang maju. Ilmu tentang sistem mungkin bukan hanya mampu mampu untuk meyakinkan orang di masa yang akan datang, tetapi mungkin juga membuat mereka untuk memperoleh keuntungan untuk mengawasi itu. 

Pemecahan masalah saat ini sepertinya mengharuskan  suatu pandangan luas pada sistem daripada suatu penelitian yang  menghantui secara berlebihan atas permasalahan khusus  yang masih dalam pertanyaan. Dengan  kata lain, kita perlu memandang suatu persoalan dari perspektif yang luas, dari pandangan sistem, dan dari pandangan holistik. Pandangan permasalahan sebagai sesuatu yang menyeluruh adalah mernpakan pendekatan sistem. Pendekatan  sistem berbeda dengan metode analitis karena dalam metode analistis dilakukan proses pemisahan keseluruhan menjadi bagian-bagian kecil dengan tujuan untuk mengerti lebih baik tentang fungsi keseluruhan tersebut. 

Berdasarkan latar belakang penjelasan-penjelasan tentang sistem di atas,  maka perlu diuraikan apa sebenarnya yang  dimaksud dengan  konsep sistem dan pendekatan sistem. Untuk ini, selanjutnya akan dibahas definisi sistem dan pendekatannya yang dikutip dari pendapat dan pandangan para ahli. 

DEFINISI SISTEM 

Konsep sistem telah diambil oleh  ilmu sosial dari ilmu  pasti, secara khusus 

dari fisika  yang yang berhubungan dengan materi, energi, gerak, dan  kekuatan. 

Semua konsep ini lebih diarahkan pada suatu pengukuran yang pasti dan mengikuti aturan-aturan tertentu. Ada yang mendefinisikan sistem dalam konteks pasti dan dalam persamaan matematis yang menjelaskan hubungan tertentu antara beberapa variabel. Namun konsep ini sangat sedikit diadopsi oleh para ahli dibidang sosial karena variabel-variabelnya sangat kompleks dan sering sangat multidimensional.

Konsep yang akan diberikan berikut adalah verbal, namun walaupun demikian

konsep ini sedikit pasti.

A system is an organized or complex whole: an assemblage or combination of things or parts forming a complex or unitary whole. (Johnson et. all, p.5,1973). Selanjutnya menurut Ludwig Von Bertalanffy,  "Systems are complexes  of elements standing in interaction. A system is a complex of interacting elements. Systems are complexes of elements in interactions, to which certain laws can be applied". (  Disarikan oleh Winardi, Pengantar Teori Sistem dan Analisis Sistem, hal.l29, 1980). 

Sedangkan AD. Hall / Refagen mendefinisikan sebagai berikut : A system is a set of objects together with relationships between the objects and between their attributes. (hal.l29). 

Dari berbagai definisi di atas dapat dikatakan bahwa suatu sistem adalah merupakan kumpulan dari objek-objek bersama-sama dengan hubungannya, antara objek-objek dan antara atribut mereka yang dihubungkan dengan satu sama lain dan kepada lingkungannya sehingga membentuk suatu kesatuan  yang menyeluruh (Whole).

Untuk lebih menjelaskan arti menyeluruh  dari berbagai definisi di atas, berikut ini akan diuraikan lebih lengkap  unsur-unsur dari definisi tersebut aurora lain,

kumpulan, objek, hubungan, atribut, lingkungan, dan menyeluruh . 

KUMPULAN. 

Konsep kumpulan dalam definisi di atas adalah untuk mengartikan bahwa adanya kumpulan elemen-elemen atau  objek dengan suatu  kerangka yang baik.  Perlu ditambahkan bahwa  kumpulan dalam konteks ini bukan koleksi dari objek seperti susunan humf-huruf, melainkan suatu susunan yang  mampu menyatakan bahwa suatu elemen harus merupakan bagian dari sistem. 

OBJEK 

Menurut pandangan statis objek  dari sistem harus menjadi bagian dimana suatu sistem berada. Namun demikian, menurut  pandangan fungsional bahwa objek  dari sistem adalah fungsi-fungsi dasar yang dibentuk oleh bagian-bagian sistem. 

Ada tiga jenis objek yaitu: Inputs, Processes, and Outputs (Schoderbek et.all, p.13, 1985) 

• Input. 

Input merupakan bagian awal  dari sistem  yang menyediakan kebutuhan  operasi bagi sistem. Input ini akan berbeda-beda sesuai dengan sasaran operasi dari suatu sistem, misalnya bahan baku untuk digunakan

dalam proses produksi, bahan kuliah untuk digunakan dalam pembelajaran.

Namun demikian, adakalanya untuk operasional dari sistem dibutuhkan

berbagai input yang berbeda satu sama lainnya. 

• Proses. 

Proses merupakan cara untuk merobah input menjadi suatu output. 

Proses ini misalnya yang dilakukan mesin, tugas yang dilakukan oleh anggota

dari organisasi, dan lain-lain. Namun demikian, dalam situasi tertentu, proses 

tidak dapat diketahui secara detail karena transformasi yang dilakukan terlalu

kompleks. Kombinasi input yang  berbeda, atau urutan pemakaiannya yang

berbeda mungkin akan menghasilkan output yang berbeda. Misalnya, banyak

pimpinan organisasi tidak dapat menentukan hubungan antara berbagai 

komponen dari sistem sehingga dia tidak dapat mengerti faktor mana yang 

dominan dalam mencapai sasaran perusahaan. 

• Output. 

Output mungkin dapat berbentuk  fisik maupun non fisik. Misalnya 

produk, informasi, dan lainnya. Output ini adalah hasil operasi dari proses,

sasaran dimana sistem berada. Namun perlu ditambahkan bahwa kadang 

output ini akan menjadi input bagi sistem yang lain, misalnya informasi

output yang dihasilkan dari proses  data yang selanjutnya dapat digunakan 

oleh pengambil keputusan atau orang sebagai input untuk melakukan 

sesuatu. 

HUBUNGAN 

Hubungan  adalah suatu perekat yang menghubungkan berbagai objek secara 

bersamasama. Dalam sistem yang kompleks dimana parameter atau objek 

merupakan subsistem, hubungan ini adalah perekat yang menghubungkan berbagai sub-sistem tersebut secara bersama. Walaupun setiap hubungan adalah unik atau tergantung pada suatu kumpulan objek tertentu, jenis hubungan ini masih banyak ditemukan didunia empiris. Misalnya suatu hubungan dimana suatu sub-sistem tidak dapat berfungsi secara mandiri, artinya tergantung pada sub-sistem lain (tidak ada penjualan-tidak ada produksi). Hubungan yang lain adalah hubungan yang sinergy dimana semua subsistem yang tidak  terikat dioperasikan bersama untuk menghasilkan total output yang lebih besar  dibandingkan jika sub-sistem tersebut beroperasi secara sendiri-sendiri. 

ATRIBUT

Atribut adalah yang dimiliki oleh objek dan hubungan. Atribut ini mempunyai sesuatu wujud yang diketahui, dicari, atau diperkenalkan dalam suatu  proses, misalnya mesin  memilik attributes nomor mesin,  kapasitas, umur ekonomis dan lain-lain.

Atribut dari suatu objek sistem sangat perlu diartikan dan disertai dengan ciri-cirinya agar dapat digunakan sebagai implikasi dalam menentukan apakah sistem itu akan didisain atau langsung dapat digunakan.

LINGKUNGAN 

Setiap sistem memiliki sesuatu internal dan sesuatu ekstemal pada dirinya.

Lingkungan dari suatu sistem bukan hanya  termasuk sesuatu  yang berada diluar pengawasan sistem tetapi juga sesuatu dimana dalam waktu  yang sama juga menentukan dalam berbagai cara kinerja  sistem. Karena lingkungan berada diluar sistem, sistem harus dapat melakukan pengawasan langsung terhadap perilakunya.

Oleh karena itu, lingkungan dapat dipertimbangkan  untuk tetap atau berada pada posisi tertentu agar dapat dihubungkan terhadap masalah sistem. Di Samping berada diluar, sistem juga harus mengungkapkan pertimbangan dan pengaruh besar terhadapnya. Sebaliknya, segala sesuatu dalam hal eksternal universal terhadap sistem harus merupakan lingkungan sistem yang  harus diprogramkan ke  dalam kerangka kerja pemecahan masalah sistem. Ada dua bentuk yang harus ditunjukkan secara bersama-sama yaitu: lingkungan musti diatas pengawasan sistem dan musti mengungkapkan determinan penentu terhadap kinerja sistem. 

WHOLE (MENYELURUH). 

Konsep menyeluruh whole) melihat hubungan seeara keseluruhan, hubungan antara bagian-bagian, interaksi keseluruhan dengan lingkungan, penciptaan dan elaborasi struktur-struktur, evolusi adaptif, dalam  upaya mencapai tujuan dan pengendalian arah. Konsep ini mengungkapkan bahwa  "The whole is greater than the sum of it parts" (Winardi, hal.133). Oleh karena itu,  whole(menyeluruh) lebih dari pada agregat bagian-bagian karena whole adalah suatu  kerangka kerja bebas dimana bagian-bagian melakukan peran-peran tertentu. 

Dari berbagai definisi dan penjelasan definisi di atas dapat digambarkan bahwa sistem itu dapat dianggap sebagai sesuatu yang memiliki bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang dijalankan atau dioperasikan dalam rangka mencapai tujuan/sasaran. 

Namun demikian, sistem ini dapat dilihat dari berbagai sudut pandang antara lain: 

abstrak dan konkrit, mekanistik dan organistik, sederhana dan kompleks, terbuka dan tertutup, clan sebagainya. Sehubungan dengan ini, tidak ada yang menyatakan bahwa sistem itu benar atau salah. Yang menjadi pokok persoalan  adalah apakah sistem itu dapat diaplikasikan atau tidak. 

Dari berbagai pandangan tentang sistem di atas, sistem terbuka dan tertutup

merupakan sistem yang paling mendasar dan paling banyak dipergunakan.

Pembagian atas terbuka atau tertutup  hanya didasarkan  pada  ketersediaan

sumberdaya. 

Sumberdaya dari sistem adalah segala sesuatu yang dibutuhkan oleh sistem untuk melakukan  kegiatan-kegiatan dalam merealisasi tujuan. Sumberdaya ini termasuk orang/manusia, uang, fasilitas dan peralatan, proses teknologi, informasi, dan berbagai sumberdaya lain diluar manusia. Selanjutnya jika dibedakan antara terbuka

dan tertutup, maka berikut ini diambil definisi dari beberapa pakar. Open system is system  which maintains it self while the  matter and energy which enter it keep changing. The system is infuenced by, and influences, its environment and reaches a state of dynamic equilibrium in this environment. A Closed system has no interaction with its environment( Johnson etall, p.1l-12). Pendapat lain mengemukakan bahwa, sistem tertutup (Closed System) merupakan sebuah sistem yang terisolasi sama sekali daripada lingkungannya, sedangkan sistem terbuka (Open  System) terusmenerus melaksanakan pertukaran informasi dengan lingkungannya (Winardi, hal. 138-139). 

Berdasarkan pengertian di atas dapat disarikan bahwa sistem tertutup apabila semua semua sumberdaya yang dibutuhkan oleh sistem dapat dipenuhi dari dirinya sendiri, tidak ada tambahan sumberdaya dari lingkungan yang masuk ke dalam sistem, atau batas-batasnya tertutup  bagi pertukaran informasi dan energi  lingkungan. Sedangkan sistem terbuka memasukkan sumberdaya dari  lingkungan, merobah sumberdaya ini menjadi suatu output yang berguna, dan mengirim kembali output tersebut ke lingkungan, atau dapat dikatakan bahwa siklus input-transformasi-output berjalan secara kontinu. 

Walaupun  di atas telah ditelusuri pengertian sistem dan unsur-unsur penting 

didalamnya serta keterkaitannya  dengan lingkungan, namun perlu juga ditelusuri gambaran  sifat-sifat yang terkandung dalam sistem tersebut. Adapun sifat-sifat sistem yang dikutip  dari Makalah Winardi, Pendekatan Sistem Dalam Bidang Manajemen, LAN, 1995, adalah : 

1. Suatu sistem selalu terdiri dari atas lebih dari satu bagian (subsistem). 
2. Sistem tertentu  selalu merupakan  bagian dari  sistem yang lebih besar (Supersystem). 
3. Sistem dapat bersifat tertutup atau terbuka. 
4. Setiap sistem memiliki batas-batas sistem. 
5. Sistem tertutup mempunyai kecenderungan untuk mengalami kemunduran (Entropi)  
6. Rasio antara input dan output sistem, perlu untuk mempertahankan berbagai macam keseimbangan sistem itu sendiri  demi mempertahankan kelestarian hidupnya. (Keseimbangan Dinamis)
7. Sistem memerlukan "Feed-Back", guna mengendalikan keseimbangan tersebut.
8. Perubahan cepat pada lingkungan sistem, memaksa sistem yang bersangkutan untuk meningkatkan kewaspadaannya terhadap perubahan. Perlu pengembangan sarana yang disamping peningkatan mutu juga memerlukan spesialisasi dan differensiasi yang terjadi pada subsistem. 
9. Akibat spesialisasi dan differensiasi, struktur sistem itu sendiri harus pula

mengalami perubahan. Akibat lain: Batas sistem perlu diperluas. 

Sehubungan dengan berbagai penelusuran di atas, maka dapat dibuat suatu 

gambaran untuk menjelaskan secara rinci seperti apa sebenarnya sistem tersebut. 

Gambaran ini  dapat ditelusuri dengan melihat suatu  diagram sistem dilengkapi dengan parameter, batas, dan lingkungannya seperti dibawah ini: 

Diagram of System’s Parameters, Boundary, and Environment

Gambar 1-1 Suatu Sistem

System’s Environment 

Hal yang  pertama yang perlu ditandai dari  gambar di atas adalah bahwa input 

kepada suatu sistem merupakan output pada sistem yang lain, dan output tersebut menjadi input kepada sistem yang lain.

Hal kedua adalah garis pembatas sistem dengan lingkungannya tidak nyata karena : 

ƒ

Garis penuh mengindikasikan bahwa ada pertukaran  dari energi dan/atau 

informasi yang kontinu antara sistem terbuka dengan lingkungannya.

Garis terputus-putus mengindikasikan bahwa posisi actual dari batas kurang 

lebih ditentukan oleh pendisain, peneliti dari struktur sistem. 

Hal  ketiga,  dalam gambar sistem ditunjukkan bahwa pengawasan komponen  yang diposisikan terhadap kotak output atau proses telah dihapus karena fungsi pengawasan te!ah digabungkan ke komponen umpan balik (Feedback) dengan alasan bahwa akan menjadi jelas bilamana komunikasi diperiksa secara cermat. 

Hal  terakhir, harus ditandai bahwa garis-garis yang  menghubungkan  parameter sistem terhadap yang lain serta sistem terhadap lingkungannya menunjukkan hubungan sistem. 

DEFINISI PENDEKATAN SISTEM. 

Walaupun di atas telah banyak ditelah tentang pengertian sistem itu sendiri, namun perlu juga ditelusuri  arah penggunaan  teori tersebut kepada dunia nyata atau kepada fenomena kehidupan setiap hari. Untuk mengulas hal tersebut, pendekatan sistem dapat digunakan sebagai pendekatan terhadap hal tersebut.  

Pengertian pendekatan sistem perlu diklarifikasi  agar konsisten dalam penggunaan  atau aplikasinya. Seperti dikemukakan oleh Winardi,"Kita perlu mengerti dan memupuk kemampuan untuk bekerja dengan sistem-sistem dengan cara yang inteligen, yaitu dengan menggunakan pendekatan sistem untuk menemukan sifat-sifat penting dari sistem yang bersangkutan, yang kemudian memberikan keterangan-keterangan kepada kita mengenai perubahan-perubahan apa perlu dilakukan untuk memperbaiki 

sistem tersebut" (Winardi, ha1.28). 

Disamping itu dapat dikatakan bahwa pemanfaatan daripada cara pendekatan sistem

berarti bahwa komponen-komponen dari pada sistem tersebut  dialokasi serta 

diintegrasi  dengan  cara demikian rupa  hingga dapat  mengoptimalisasi efektifitas 

menyeluruh dari pada sistem itu. Artinya: penerapan cara pendekatan sistem 

membantu  kita mencapai suatu efek sinergitis dimana tindakan-tindakan berbagai bagian yang berbeda dari sistem tersebut jika dipersatukan akan lebih besar dibandingkan denganjumlah-jumlah daripada bagian yang beraneka ragam. Sehubungan dengan itu, di bawah ini akan digambarkan suatu pendekatan sistem beserta unsur-unsur yang terkandung didalamnya. 

Gambar 1-2. The system approach

Sumber: Johnson et.all, The Theory and Management of System, p.18, 1973.

Dari gambar dapat dilihat bahwa  pendekatan system memiliki konotasi yang luas yang mencakup beberapa bagian khusus dari penggunaannya pada akhir-akhir  ini. Unsur utama dari pengetahuan adalah General System Theory yang relevan untuk berbagai  ilmu dan aplikasi secara praktis. Dalam pengetian umum unsur pertama dari pendekatan sistem adalah System philosophy (Filsafat Sistem) yang mempunyai makna Ha way of thinking" tentang fenomena dalam konteks keseluruhan, termasuk bagian-bagian, komponen-komponen, atau subsistem-subsistem dan menekankan keterkaitan antara mereka. 

Selanjutnya, System analysis (Analisis  sistem) berhubungan dengan metode atau tehnik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Hal ini sangat dekat dengan metode ilmiah yang meliputi: penelusuran masalah, identifikasi variable-variabel yang relevan, analisis dan sintesis dari berbagai faktor, dan penentuan solusi optimal atau tindakan program. Walaupun  konsep analisis sistem mempunyai tendensi konotasi tehnik kuantitatif dan perhitungan pemecahan masalah dalam hubungannya dengan sistem tertutup, namun model umum sedikit dapat diaplikasikan pada pemecahan masalah ketika kuantifikasi sulit atau tidak mungkin diperoleh. 

Sedangkan yang terakhir, gambar di atas menunjukkan  System Management

(Manajemen sistem) yang meliputi aplikasi teori sistem terhadap pengelolaan sistem dan subsistem organisasional. Sistem ini  mencakup pengenalan model  input transformation- output dengan  mengidentifikasi arus bahan-baku, energi, dan infonnasi. Sistem ini juga menekankan antar hubungan aurora subsistem-subsistem beserta suprasistem terhadap mana fungsi, proyek, atau organisasi diarahkan. 

Berdasarkan konsep-konsep di atas dapat dijelaskan bahwa  filsafat sistem 

merupakan satu unsur pendekatan sistem yang akan bermanfaat dan  mudah 

diaplikasikan pada  tugas-tugas manajerial  dalam  konteks merumuskan strategi.

Analisis sistem merupakan pendekatan yang  bermanfaat pada proses pengambilan keputusan  baik yang dilakukan pada  tingkat manajerial maupun operasional.

Sedangkan manajemen sistem merupakan  pendekatan yang berguna  dalam 

pengelolaan organisasi-organisasi besar terutama dalam pengelolaan fungsi, proyek, atau program-program. Dengan  kata lain pendekatan sistem adalah satu kesatuan dalam : 

(1) a way of thinking,  

(2) a method or technique of analysis, and 

(3) a managerial style (Johnson etall, p.19). 

lnti-inti Teori Sistem Umum (General System Theory) secara sederhana dapat kita hubungkan dengan suatu organisasi.  Pendekatan demikian terhadap  rganisasiorganisasi  dan analis organisasi-organisasi sangat bermanfaat.  

Dalam proses dikonseptualisasi tujuan-tujuan, struktur tugas-tugas, mekanismemekanisme yang mengatur, lingkungan, interdependensi komponen-komponen, batas-batas, subsistem-subsistem, input-input, dan transformasi mereka hingga menjadi output kesemuanya akan mendapatkan arti penting. Dengan demikian para pimpinan di dalam organisasi sebagai suatu sistem dapat lebih  terfokus pada  tugas dan tanggung jawab  yang diserahkan  pada mereka sehingga tujuan  yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan baik.